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~就活生のためのメール講座「構成編」~

社長の笹川です。

先週からシリーズの福岡支社Dさんからの記事を掲載しますね。

今週のお花2012-04-18

先月記事、「社会人が嫌うメール13パターン」の続きをお話したいと思います。

1:件名がない

日々大量のメールを受け取る社会人の多くは、件名を見て内容の緊急性や重要性を判断します。

そのため、件名が空白だと迷惑メールと勘違いされたり、見逃されてしまったりすることがあるので必ず入力しましょう。

また、件名も何でも良いわけではなく、明確且つ簡潔に要件が伝わるよう、20字以内で書くのがポイントです。

よく「ありがとうございます」「お疲れ様でした」という挨拶だけを記す方もいますが、相手に要件が全く伝わらないのでNGです。

基本的には、「○○セミナーの御礼 (●●大学 佐藤)」のように、要件、大学名、自分の名前の3つで十分です。

なお、件名とはあくまでタイトルであって文章ではないのでなるべく句読点も使わないようにしましょう。

2:「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」の基本形を守らない

ビジネスメールには基本形があります。

それは「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」であり、これを守れば好感をもたれるメールを書けるようになります。

~宛名~

宛先が人事部のメールアドレスだったりすると、宛名がなければ各部署や一個人には届きません。

「○○株式会社 人事部人事課 採用担当 △△様」というように、会社名、部署名、役職名、宛名を書きましょう。

企業や部署宛てなら「御中」を、個人宛てなら「様」を付けるのがマナーです。

~あいさつ~

件名や署名にしか自己紹介がないために、誰の話だったのか記憶に残らないことがあります。

「私は現在、就職活動をしております~大学~学部の○○と申します。」といった自己紹介は、冒頭に必ず入れておきましょう。

~結び~

文末に、「ご多忙中申し訳ございませんが」や「お忙しい中恐縮ではございますが」などをつけ、きちんと締めましょう。

こういった言葉があるのとないのでは、大きく印象が変わってきます。

~署名~

社会人同士のメールでは、署名があるのが常識です。

署名は、相手がメール以外の方法で連絡を取ろうと思った時に便利である上、社会人の中には署名に記載されているメールアドレスをクリックして返信メールを作成する方も多くいるので必ず付けましょう。

基本的に、大学名、学部/学科/学年、氏名、住所、電話番号、メールアドレスがあれば十分です。

3:返信する際に前回のメール本文を削除している

PCからメールを返信しようとすると、相手の元メールがあらかじめ記載されています。

学生の中には失礼だと勘違いして、この元の文章を削除する方もいるようですが、そうすると相手が前回までの内容を確認したい際に、いちいち今までのメールを読み返さなくてはいけません。

元メールは相手に内容が伝わるように全文残すというのがマナーです。

少しでも参考になれば幸いです。

次回はこちらの続き、「文章編」をお話しします。

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