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イマジン通信

【コラム】~就活生のためのメール講座 「構成編」~【福岡支社】

こんにちは。福岡支社のDです。

本日のコラムは先月の続きのお話です。
「社会人が嫌うメール13パターン」
↑前回記事はコチラ(クリックすると記事にジャンプします)↑

◆1:件名がない

日々大量のメールを受け取る社会人の多くは、件名を見て内容の緊急性や重要性を判断します。
そのため、件名が空白だと迷惑メールと勘違いされたり、見逃されてしまったりすることがあるので必ず入力しましょう。

また、その件名も何でも良いわけではなく、明確且つ簡潔に要件が伝わるよう、20字以内で書くのがポイントです。
よく「ありがとうございます」「お疲れ様でした」という挨拶だけを記す方もいますが、これは相手に要件が全く伝わらないのでNGです。

基本的には、「○○セミナーの御礼 (●●大学 佐藤)」のように、要件、大学名、自分の名前の3つで十分です。
なお、件名とはあくまで”タイトル”であって文章ではないので、なるべく句読点も使わないようにしましょう。

◆2:「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」の基本形を守らない

ビジネスメールには基本形があります。
それは「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」であり、これを守れば好感をもたれるメールを書けるようになります。

~宛名~
宛先が人事部のメールアドレスだったりすると、宛名がなければ各部署や一個人には届きません。
「○○株式会社 人事部人事課 採用担当 △△様」というように、会社名、部署名、役職名、宛名を書きましょう。
企業や部署宛てなら「御中」を、個人宛てなら「様」を付けるのがマナーです。

~あいさつ~
件名や署名にしか自己紹介がないために、誰の話だったのか記憶に残らないことがあります。
「私は現在、就職活動をしております~大学~学部の○○と申します。」といった自己紹介は、冒頭に必ず入れておきましょう。

~結び~
文末に、「ご多忙中申し訳ございませんが」や「お忙しい中恐縮ではございますが」などをつけ、きちんと締めましょう。
こういった言葉があるのとないのでは、大きく印象が変わってきます。

~署名~
社会人同士のメールでは、署名があるのが常識です。
署名は、相手がメール以外の方法で連絡を取ろうと思った時に便利である上、社会人の中には署名に記載されているメールアドレスをクリックして返信メールを作成する方も多くいるので必ず付けましょう。

基本的に、大学名、学部/学科/学年、氏名、住所、電話番号、メールアドレスがあれば十分です。

◆3:返信する際に前回のメール本文を削除している

PCからメールを返信しようとすると、相手の元メールがあらかじめ記載されています。
学生の中には失礼だと勘違いして、この元の文章を削除する方もいるようですが、そうすると相手が前回までの内容を確認したい際に、いちいち今までのメールを読み返さなくてはいけません。
元メールは相手に内容が伝わるように全文残すというのがマナーです。

以上です。
参考になれば幸いです!

次回はこちらの続き、「文章編」をお話しします。

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