ニュース

  • TOP
  • ニュース
  • 【コラム】~差がつくメールの書き方~【大阪支社】
イマジン通信

【コラム】~差がつくメールの書き方~【大阪支社】

こんにちは!
イマジンプラス大阪支社です!

大阪支社には先日から新しい仲間が加わりました(^^)!
新体制になり、支社をより盛り上げていけるよう社員一丸となるべく歓迎会を開催致しました!\(^o^)/

役立たずの幹事Hの代わりにS課長が色々と心配りをしてくださり、
途中で偶然取引先様とも出会い、皆で楽しく飲み明かしました!

お仕事をするにあたり、社会人たるものオンオフは非常に大事です!(#^.^#)

楽しい宴の後は、改めて気を引き締め、年末商戦に向けて士気を高めていきますよ(^^)g!
大阪支社は年末に向かって猛ダッシュ致しまーす!!

さて、少し真面目な話もしておきましょう、、、
大阪支社が遊んでばかりと思われてしまいますね!!笑

皆様ご存知かとは思いますが、本日はメールの書き方に関して少しお話をしていこうかと思います。

応募者の方と面談やスケジュールのやり取りをさせて頂くに当たり、
きちんとした対応のできる方はやはり弊社のお仕事をして頂く際に実績も残してくださるし、
クライアント様からの評価も非常に高いんですよね(^^)

学生のスタッフさんに関してはきちんとしている方は大手メーカー様に内定が就職が決まったりと、
些細なことかもしれませんが、基本が出来ている子はやはり「出来る子オーラ」が出ています。

メールというツールは、ほとんどの人が携帯電話を持っている現代で非常に便利になっている反面、
顔が見えないので誤解を招きやすいツールでもあります。
基本を押さえて上手く活用していきましょう(^^)★

まずポイントとしてはこちらです。

①長文はNG、簡潔に。添付ファイルもサイズに注意する
②至急の連絡は電話を先に。補足や追いかけでメールを利用
③CcとBccの特性を理解し使い分ける

①に関してですが、長すぎるメールは読みにくく、内容も伝わりにくいです。
正直、ダラダラ何が書いてあるかわからないメールは、読む気もなくなっちゃいますよね…((+_+))

内容が複雑な場合は、電話で詳細をお伝えしたのちメールをお送りする方が親切ですね。
データサイズが大きい場合は相手のデバイスによっては受け取れない場合もありますので
オンラインストレージやファイル転送サービスなどを利用しましょう。

②に関して、相手が不在でも一方的に内容を送ることが出来るのがメールですが
読んでくれてるかどうかは既読のマークもつかないので分かりません。

開封通知の機能のあるメールもありますが、すぐに読んでくれるとは限りませんので、緊急の場合は電話で先に連絡をすべきですね(^^)

お電話でお話をした内容も、補足やお伝えしましたよ、という証拠として改めてメールをお送りするのも大事です。

③CCとBCCですが、違いはご存知でしょうか?
CC(カーボンコピー)とBCC(ブラインドカーボンコピー)は、同じ内容のメールを複数の相手に知らせるときに使用します。

TO(宛先)は主に知らせるべき相手に。
CCとBCCには参考までに知らせるべき相手(上司や関係者など)にお送りします。

CCは誰に送っているか表示されますが、
BCCは送信者にしか誰に送っているかは分かりません。

個人情報保護の関係で、関係者各位をBCCで送る場合などもありますし、自分が個人的に残しておきたい仕事のメールなどをBCCに自分のアドレスを入れ、こっそり残しておくという使い方も出来ます…(^^)

本当に基本的な内容にはなりますが、これを機に知らなかった方も覚えておいていただけると良いかと思います(^^)

また、送られてきたメールを返信する際に、「全員へ返信」をすると、相手方が共有しておきたい宛先に自分の回答を共有できますのでそちらもお勧めです。

送信前に「宛先、件名、添付ファイル、日付」などのWチェックもお忘れなく!\(^o^)/

自分の名前なども特に記入せずにメールを返信される方もいらっしゃるかもしれないですが、受け取る側のことを考えて、マナーは身につけておくと、何か今後の自分の道が開けるきっかけにもなるかも知れないですね。

簡単ではありますが、メールの書き方に関してお送り致しました。
お役に立てて頂けると幸いです。

以上、大阪支社でしたm(__)m

一覧ページ