外国人の年末調整はどう行うべき?

年末調整とは、会社が会社員本人に代わって、所得税の過不足調整手続きを代行するものです。年末調整は、お金に関わる手続きであるため処理を行なう上でミスは許されません。 しかし、外国人労働者を初めて雇う企業の人事担当者のなかには「年末調整の手続きがよくわからない」と悩む人もいるのではないでしょうか。 ここでは、外国人労働者の年末調整について、人事担当者が押さえておきたい基礎的な知識を紹介します。扶養控除や年末調整に関わるイレギュラーな対応に関しても解説しているので、ぜひ参考にしてください。


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年末調整の対象となる外国人とは?

日本の企業で働く外国人のなかには、年末調整が必要な人と不要な人がいます。ここでは、外国人の居住地(生活の本拠地)ごとにわけて解説します。

居住者の場合

日本に居住すると認められる外国人のことを「居住者」といいます。具体的には、日本に住所を持つ人、もしくは、1年以上日本に住み続けている人のことです。
日本で働く外国人は、日本に税金を納めているため、年末調整の対象になります。

居住者に対する税金の取り扱いは、基本的に日本人労働者と同様です。外国人労働者が日本の企業に所属している場合、所得税は日本人と同じく給与から源泉徴収されます。また、源泉徴収額は他の労働者と同じであるため、同様に年末調整を受けることが可能です。

居住者の年末調整と源泉徴収に関しては、外国人だからと特別な取り扱いはされません。

非居住者の場合

日本に居住する外国人を居住者と呼ぶのに対して、外国に生活の本拠がある外国人を非居住者といいます。
ワーキングホリデーも非居住者にあたります。

日本企業が非居住者の外国人を雇う場合、年末調整の手続きは不要になります。
源泉徴収は必要となります。

ただし、日本と「租税条約」を結ぶ国に居住する非居住者に関しては、税が軽減される場合があります。租税条約とは、締結国間で二重課税を解消するための取り決めです。
日本と租税条約を結ぶ国は、アメリカやイギリス、オーストラリア、中国、韓国、フィリピン、ブラジル、南アフリカなどです。

租税条約の適用による所得税の軽減を受ける場合、所定の届出書を非居住者に記入してもらい、会社から税務署に提出する必要があります。

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外国人の年末調整をする際の注意点

年末調整では、外国人労働者に扶養する家族がいる場合、扶養控除を受けることができます。

扶養控除を受ける場合、当該外国人の親族が国内にいるケースと、国外にいるケースとで手続きが異なります。

国内に居住するケース、国外に居住するケースともに、対象となるのは「6親等内の血族、配偶者、3親等内の姻族」です。所定の所得要件を満たす人については、扶養控除の対象として認められます。
日本国内で本人と親族が別の住居で暮らしているケースであっても、「生計を一に」していれば対象となります。

外国に住む親族が扶養控除を受ける場合、所定の書類の提出が義務付けられています。具体的には「親族関係書類」と「送金関係書類」の2種類です。外国語の文章の場合は、その翻訳文も必要です。

必要な親族関係書類は、次の2点のうちどちらかです。

・戸籍の附票と旅券の写し

・外国の行政が発行する書類で、当該親族の氏名・住所・生年月日の記載があるもの

一方、送金関係書類とは、国外に住む親族に対して送金を行っている事実を裏付ける書類です。金融機関発行の送金証明書類や、クレジットカード会社発行の利用明細書などが該当します。

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こんな場合はどう年末調整すればいい?

なんらかの手違いやトラブルがあり、年末調整の履行が危ぶまれた場合どのように対処すればよいのでしょうか。ここでは、外国人労働者が年末調整前に出国してしまった場合や、年末調整に必要な書類が間に合わない場合の対処法について解説します。

年末前に非居住者になった場合

日本の企業で働く外国人労働者は、居住者と非居住者で年末調整の扱いが大きく異なります。具体的には、居住者であれば一般の労働者と同様の扱いになり、非居住者であれば年末調整は不要です。

では、外国人労働者が年末の直前に居住者から非居住者に変わった場合、どのような扱いになるのでしょうか。

ポイントは、帰国前の確定給与です。たとえば、すでに給与支払い日前に外国人労働者が出国し、非居住者になっている場合、出国前に支払いを行った給与までを基準に年末調整が行われます。

出国日以後に支払われる給与は年末調整の対象にはならない点には、注意が必要です。

なお、当該外国人のその年の年末までに支払われる給料予定額が2,000万円以下、加えて1年以上海外転勤する場合、会社は、本人の出国日までに年末調整を行わなければなりません。

必要書類が間に合わなかった場合

もし年末調整までに必要な書類が揃わなかった場合は、外国人労働者本人が確定申告を行わなければならなくなります。

その場合、外国人本人には確定申告に必要な書類や手続きについて詳しく説明を行いましょう。外国の税制は日本と大きく異なります。当然、税金の徴収方法や手続きのやり方も違うため、外国人が自力で確定申告を行うことには非常にハードルが高くなります。

一方、外国人社員が日本を出国するまでに年末調整が間に合わない場合は、外国人本人に代わって、代理人である納税管理人を立て、諸々の手続きを行ってもらうことが必要です。

納税管理人は税理士や弁護士を指定するのが一般的です。なお、納税管理人は法人でも個人でも構いません。

納税管理人の選任は、外国人労働者本人が出国前に行い、税務署に届出をしなければなりません。もし、手続きを行わずに出国してしまった場合は、納税管理人が本人に代わって選任の手続きを届け出ます。

いずれの方法にせよ、年末調整(確定申告)は漏れなく行いましょう。期限後申告と見なされると、納税者にペナルティが課せられます。

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まとめ

企業で働く外国人であっても、日本に住む居住者と国外に住む非居住者で年末調整の手続きは異なります。

さらに、控除に関しても、国外に扶養家族がいる場合、親族関係にあることを証明する書類や、親族への定期的な送金を裏付ける書類が必要です。

年末調整前に帰国の予定がある場合や、年末調整までに書類が間に合わない場合は、年末調整や確定申告が遅れてしまわないよう、事前に対策を立てましょう。